O custo da ineficiência - Como pequenas perdas operacionais afetam a rentabilidade do negócio.

Você já se perguntou por que algumas empresas possuem produtos excelentes, clientes satisfeitos e processos eficientes, mesmo assim encerram suas atividades ou acabam sendo vendidas?

A resposta nem sempre está nas vendas ou na qualidade. Muitas vezes, está na gestão dos custos.

É comum que as empresas concentrem seus esforços em melhorar a produtividade, reduzir o tempo de produção e aumentar a qualidade. Tudo isso é importante. Porém, se essas melhorias não forem acompanhadas por uma boa gestão dos custos, a operação pode continuar pouco rentável.

Neste artigo vamos mostrar como baixo desempenho e qualidade, impactam diretamente os custos do negócio, além de apresentar outros indicadores importantes para avaliar a saúde financeira dos processos.

Quando o desempenho começa a custar dinheiro

Quando um processo apresenta baixo desempenho, normalmente pensamos em atrasos, perda de produtividade ou dificuldade em cumprir o plano de produção. Porém, existe uma consequência que nem sempre é percebida: o impacto financeiro.

Relacionar desempenho com custo nem sempre é simples, pois diferentes causas geram impactos financeiros distintos. Para entender essa relação, primeiro precisamos conhecer um conceito importante: o custo unitário de produção.

Custo Unitário de Produção: para calcular o custo da ineficiência, primeiro precisamos conhecer o custo unitário de produção. Dependendo do objetivo da análise, podemos considerar apenas os custos variáveis (matéria-prima, energia, embalagens etc.) ou incluir também custos fixos rateados, como mão de obra e depreciação dos equipamentos.

Exemplo: Imagine uma cafeteria que vende café em copo de papel. Para produzir um café são utilizados água, pó de café, embalagem e energia elétrica.

Custo Unitário = Pó + Água + Embalagem + Energia

Isso significa que, sempre que um café precisar ser descartado por erro de preparo, esse valor será perdido. Quanto maior o volume de desperdícios, maior será o impacto financeiro ao longo do tempo.

Agora vamos entrar com mais detalhe nas possíveis origens de baixo desempenho e como calcular o custo:

Qualidade: baixo desempenho pode estar relacionado a produtos não conformes, isso é o processo produziu, porém, esse produto não pode ser usado ou demanda retrabalho, dessa forma são duas formas de calcular custo.

Descarte - para calcular o custo dos produtos descartado devemos levantar a quantidade de produto que será descartado e o custo unitário da produção.

Exemplo: foram identificados 200 produtos que não atendem os critérios de qualidade e não tem como retrabalhar levando em conta que o custo unitário de cada produto é R$ 2,50.

Custo Descarte = 200 x 2,50 = R$ 500,00.

Retrabalho - para calcular o custo dos retrabalhos temos que levantar a quantidade de material que será usado durante o retrabalho, mão de obra caso essa atividade seja realizada por uma equipe terceira ou em hora extra.

Exemplo: serão retrabalhadas 500 unidades que foram codificados de maneira errada, para essa atividade é utilizado cinco pessoas em hora extra, removedor e tinta de codificação.

Custo Retrabalho = Hora Extra + Custo Removedor + Custo Tinta.

Paradas: Nem toda perda operacional gera um custo imediato. Porém, quando essas perdas se acumulam, elas acabam se transformando em custos reais para a empresa, seja por horas extras, atrasos, investimentos adicionais ou perda de clientes.

Por isso analisar pontualmente cada parada fica mais difícil pois de imediato ela pode não gerar impacto em custo, mas no acumulado do tempo sim. Os impactos que podemos ter são.

Manutenção - gastos com peças e mão de obra externa que não estavam previstas no plano de manutenção do processo. Normalmente essa análise é realizada no final de cada mês compilado o total de intervenções realizadas em paradas não planejada, custo dos componentes trocados e se teve necessidade de trazer mão de obra externa.

Não Atendimento ao Cliente – Isso acontece quando o baixo desempenho acaba gerando o não atendimento ou atraso no atendimento de pedido, pois o produto não ficou pronto dentro do planejado, nesse caso devemos contabilizar o valor da venda que perdemos ou multas paga por atraso, mas muitas vezes o custo pode ser maior pois clientes podem deixar de comprar novamente.

Baixa performance pode gerar impactos significativos para os custos da empresa, mas além disso pode gerar um impacto na imagem da empresa quando eles começam a afetar a qualidade da entrega e isso é muito mais difícil de mensurar e reverter.

O custo da má qualidade

Quando você compra ou consume um produto ruim o que você faz?

No artigo sobre indicadores de qualidade vimos como medir defeitos. Agora vamos observar o mesmo problema sob outra perspectiva: quanto esses defeitos realmente custam para a empresa.

Quando um produto defeituoso chega ao consumidor, o prejuízo vai além do custo de produção. A empresa pode precisar arcar com devoluções, trocas, logística reversa, atendimento ao cliente e, principalmente, com a perda de confiança do mercado. Em muitos casos, esse impacto na reputação é o prejuízo mais difícil de recuperar.

Desperdício

Desperdícios dentro da cultura Lean são os principais vilões de um processo e tem um impacto direto em custo.

Um conceito que precisamos deixar claro é que comprar matéria-prima para fabricar um produto é um custo necessário, já perder essa matéria-prima por erro de processo é desperdício. Abaixo uma explicação de perdas e como afetam custo da empresa.

Perda de Matéria Prima - isso acontece quando consumimos mais de um material que o necessário descrito na lista técnica do produto.

Exemplo: imagina que para fazer um produto precisamos usar 200 gr de um material se al invés disso colocarmos 202 gr temos uma perda de 2 gr, mesmo que esse produto venha ser vendido, se olharmos a cada 100 produtos que fazemos perdemos 200 gr que poderiam ser utilizadas na produção de outro produto.

Perda de Inventário - isso acontece quando no sistema consta que temos produto, mas fisicamente eles não existem, isso pode acontecer por um descontrole, o produto foi vendido ou consumido, mas não foi dado baixa no sistema, pode ter relação a consumo inadequado por consumar mais do que o necessário e não ajustar no sistema, mas também pode ter a relação com desvio indevido de material.

Enquanto o custo é inevitável para produzir valor, o desperdício representa recursos consumidos sem gerar valor para o cliente. O objetivo da melhoria contínua não é eliminar custos necessários, mas reduzir ou eliminar desperdícios.

Custo Invisível: são custos difíceis de identificar nas análises financeiras tradicionais, mas reduzem significativamente a rentabilidade do negócio, alguns exemplos são: horas gastas procurando materiais, reuniões, excesso de estoque, retrabalho administrativo, atrasos. Esses custos estão muito atrelado aos desperdícios do Lean que serão tratados posteriormente em um outro artigo.

Custo fixo e variado

De forma geral, os custos podem ser classificados em fixos ou variáveis.

Custos Fixos	Custos Variáveis
Salários	Matéria-prima
Aluguel	Embalagens
Depreciação	Energia de produção
Contratos	Água
Licenças	Horas extras

Observação: alguns custos eles podem ter uma parte fixa e variável, são contratos de serviço que preveem um valor fixo mensal e depois uma variável quando sua utilização ultrapassa um limite ou toda vez que é utilizado

Custo x Desempenho x Qualidade

A principal razão de trabalharmos com essas três visões de indicadores quando avaliamos um processo é que elas se complementam, um processo se torna rentável e longevo quando os três estão em equilíbrio.

Abaixo exemplo do que acontecem com processos desequilibrados.

Custo	Desempenho	Qualidade	Consequência
✅	✅	❌	Reclamações, perda de clientes
✅	❌	✅	Atrasos e baixa capacidade
❌	✅	✅	Processo eficiente, porém, pouco lucrativo
✅	✅	✅	Processo sustentável
❌	❌	❌	Processo insustentável

Conclusão.

No fim, nenhum indicador conta toda a história sozinho.

A verdadeira gestão acontece quando conseguimos conectar desempenho, qualidade e custos para entender como cada decisão impacta os resultados do negócio.

Empresas sustentáveis não são aquelas que apenas produzem mais ou entregam produtos melhores. São aquelas que conseguem fazer isso de forma eficiente, rentável e consistente ao longo do tempo.

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O que vem no próximo artigo?

Até agora falamos sobre como medir o desempenho dos processos. Mas medir é apenas o primeiro passo.

A partir do próximo artigo vamos começar a discutir como melhorar os resultados.

O primeiro tema dessa nova etapa será um dos pilares do Lean: os desperdícios. Vamos entender quais são, como afetam o desempenho dos processos, sua relação com os indicadores e por que eliminá-los é uma das formas mais eficazes de aumentar a produtividade e reduzir custos.

Também vamos falar sobre como a tecnologia e a inteligência artificial muitas vezes são apresentadas como a solução para eliminar desperdícios, quando aplicadas em processos desorganizados ou instáveis elas podem acabar aumentando os problemas em vez de resolvê-los.

Até lá!👋