Os Desperdícios do Lean: por que seus indicadores não melhoram?

Nos últimos artigos falamos sobre como medir o desempenho dos processos por meio de indicadores de performance, qualidade, tempo e custo. Mas medir é apenas o primeiro passo. A verdadeira evolução acontece quando entendemos o que está impedindo esses indicadores de melhorar.

Quando iniciamos uma investigação para descobrir as causas de um baixo desempenho, é comum imaginarmos problemas complexos, grandes investimentos ou soluções sofisticadas. Na prática, porém, os principais ofensores costumam ser muito mais simples do que parecem.

É justamente nesse ponto que entra um dos principais conceitos do Lean: a eliminação dos desperdícios.

Toda empresa possui desperdícios. A diferença entre as empresas de alta performance e as demais não é a ausência deles, mas a capacidade de identificá-los e eliminá-los continuamente.

Lean / Sistema Toyota de Produção

Antes de falar dos desperdícios, precisamos entender a origem do conceito. Muitas pessoas associam os desperdícios diretamente ao Lean, o que não está errado. No entanto, o Lean é uma filosofia inspirada no Sistema Toyota de Produção (Toyota Production System – TPS), e foi nele que esse conceito nasceu.

O Sistema Toyota de Produção foi desenvolvido ao longo de várias décadas, principalmente entre o pós-guerra e a década de 1970. Após a Segunda Guerra Mundial, o então presidente da Toyota, Toyoda Kiichiro, lançou um desafio: tornar a produtividade da empresa comparável à das indústrias dos Estados Unidos em apenas três anos. Na época, estimava-se que um operador americano produzia o equivalente ao trabalho de aproximadamente nove operadores japoneses.

Diversos profissionais participaram dessa transformação, mas o principal arquiteto do Sistema Toyota de Produção foi Taiichi Ohno, responsável por consolidar muitos dos conceitos que hoje fazem parte do Lean.

Para alcançar esse objetivo, Ohno propôs uma forma diferente de enxergar os processos. Em vez de analisar apenas quanto uma empresa produzia, ele passou a questionar quanto do esforço realmente gerava valor para o cliente.

A partir dessa visão surgiram dois conceitos fundamentais:

Atividade de Valor Agregado - são atividades que transformam o produto ou serviço de forma correta pela primeira vez e o cliente está disposto a pagar por ela.
Desperdício - são atividades que não transformam o produto ou serviço, mas consomem tempo e recursos

Essa ideia pode ser resumida de forma bastante simples:

Capacidade = Valor Agregado + Desperdício

Por exemplo, usinar uma peça faz parte da fabricação de um automóvel e agrega valor ao produto. Porém, se essa peça for produzida incorretamente ou se forem fabricadas mais peças do que o necessário, teremos consumido matéria-prima, tempo de máquina e mão de obra sem gerar qualquer valor para o cliente. Esse é um desperdício.

Essa mudança de perspectiva revolucionou a forma de melhorar processos. Em vez de apenas aumentar a produção, o foco passou a ser eliminar tudo aquilo que consome recursos sem gerar valor.

É justamente por isso que os desperdícios impactam praticamente todos os indicadores que discutimos nos artigos anteriores: aumentam custos, elevam o lead time, reduzem a produtividade, comprometem a qualidade e diminuem a eficiência dos equipamentos.

Desperdício

Embora cada desperdício possua características próprias, eles raramente aparecem isolados. Em muitos casos, um desperdício acaba provocando outro. É por isso que identificá-los é um dos primeiros passos para melhorar qualquer processo

Existem sete desperdícios clássicos, que são a base no Sistema Toyota, eles são:

Superprodução: É o desperdício de produzir mais cedo ou maior quantidade do que a demanda real. Esse desperdício é comum em empresas de manufatura, gerando impacto direto em custo.

Muitas vezes existe a percepção que produzir lotes maiores reduzir o custo unitário, uma vez que dilui o custo fixo, diminui a frequência de setups e pode aumentar o poder de negociação com fornecedores.

Mas o que acontece quando não existe cliente para consumir essa produção?

Se não existe demanda, a empresa apenas transforma matéria-prima em estoque. Como consequência, surgem novos custos relacionados ao armazenamento, movimentação, controle de inventário, além do risco de perdas por vencimento, obsolescência ou depreciação dos produtos.

A mentalidade deve ser produzir a quantidade certa, no momento certo e para atender a uma necessidade real do cliente.

Espera: Quanto tempo você já ficou esperando por uma consulta médica ou pelo atendimento de um call center?

Provavelmente mais vezes do que gostaria. E, nesses momentos, um pensamento quase sempre passa pela nossa cabeça: "Eu poderia estar fazendo algo mais produtivo."

Essa é exatamente a lógica do desperdício de espera dentro de uma empresa. Ele ocorre quando pessoas, equipamentos ou processos permanecem parados aguardando que alguma condição seja atendida para que a atividade possa continuar.

Essa espera pode ser causada pela falta de material, indisponibilidade de equipamentos, atraso na liberação, necessidade de aprovação de documentos ou qualquer outro recurso indispensável para a continuidade do processo.

Cada minuto de espera representa capacidade produtiva que deixa de ser utilizada. Como consequência, a produtividade diminui, o lead time aumenta e cresce o risco de atrasos, insatisfação e reclamações por parte dos clientes.

Transporte: O desperdício de transporte ocorre quando materiais, produtos, equipamentos ou até mesmo pessoas precisam ser movimentados entre diferentes locais sem necessidade ou por um percurso maior do que o necessário.

Imagine um centro de distribuição em que o operador movimenta um pallet três vezes antes da expedição apenas porque o layout foi mal planejado. Além de ser uma atividade que não agrega valor ela coloca em rico a integridade do produto

É importante destacar que nem todo transporte é um desperdício. Em muitos processos, movimentar o produto faz parte da operação, como a entrega ao cliente ou a transferência entre etapas produtivas que não podem ocorrer no mesmo local. O desperdício está na movimentação desnecessária, em trajetos mal planejados, em múltiplas transferências do mesmo material.

Movimentação: À primeira vista, movimentação e transporte podem parecer o mesmo desperdício, mas eles representam conceitos diferentes.

Enquanto o transporte está relacionado à movimentação de materiais, produtos ou informações entre diferentes locais, a movimentação está relacionada aos deslocamentos e movimentos realizados por pessoas ou equipamentos durante a execução de uma atividade.

Esse desperdício ocorre quando um operador precisa caminhar excessivamente, procurar ferramentas, abaixar repetidamente, realizar movimentos desnecessários ou quando uma máquina executa movimentos que não contribuem para a transformação do produto. Embora essas ações consumam tempo e energia, elas não agregam valor ao cliente.

Por exemplo imagine a troca de um pneu. Uma pessoa pode pegar todas as ferramentas necessárias no porta-malas, ir até o pneu com problema e realizar toda a troca. Outra pode levar apenas a chave de rodas, voltar para buscar o macaco e depois voltar novamente para pegar o estepe. O resultado final será o mesmo, mas a segunda opção exige mais deslocamentos, consome mais tempo e representa um desperdício de movimentação.

Estoque: O estoque, por si só, não é um desperdício. Em muitos processos ele é necessário para garantir que a produção não seja interrompida por falta de matéria-prima, componentes ou produtos.

O desperdício acontece quando existe estoque em excesso, normalmente causado por superprodução, planejamento inadequado da demanda ou políticas de compra ineficientes. Além de imobilizar capital, o excesso de estoque aumenta os custos de armazenagem, ocupa espaço físico e eleva o risco de perdas por vencimento, obsolescência ou depreciação.

Outro ponto importante é que o estoque excessivo esconde problemas do processo. Enquanto há material sobrando, falhas de planejamento, qualidade ou produtividade passam despercebidas. Quando o estoque é reduzido, esses problemas aparecem e podem ser tratados.

Uma das principais estratégias do Lean para reduzir esse desperdício é o Just in Time, conceito que será explorado no próximo artigo.

Processamento Desnecessário: Se essa atividade deixasse de existir, o cliente perceberia alguma diferença no produto ou serviço?

Se a resposta for não, existe uma grande chance de estarmos diante de um processamento desnecessário.

Esse desperdício pode aparecer de diversas formas: inspeções duplicadas, preenchimento de documentos que ninguém consulta, aprovações excessivas, retrabalho administrativo ou controles que perderam o propósito ao longo do tempo.

Por exemplo, imagine uma peça que é medida para validar suas dimensões e, logo em seguida, passa por uma segunda medição exatamente com o mesmo objetivo, sem que nenhuma transformação tenha ocorrido entre uma etapa e outra. Outro exemplo bastante comum é a necessidade de obter diversas assinaturas para retirar um material de baixo valor do almoxarifado. Em ambos os casos, o processo consome tempo e recursos sem entregar qualquer benefício adicional ao cliente.

Esse desperdício pode impactar diversos indicadores. Ele aumenta o Lead Time ao introduzir etapas e aprovações desnecessárias, eleva os custos por consumir mão de obra e recursos que poderiam ser utilizados em atividades de valor agregado e, em processos produtivos, pode até reduzir o OEE, principalmente ao afetar a performance dos equipamentos e operadores.

Defeito: É é provavelmente o mais conhecido e o mais fácil de identificar. Ele ocorre sempre que um produto ou serviço não atende aos requisitos esperados e precisa ser retrabalhado, corrigido ou até mesmo descartado.

Em outras palavras, esse desperdício está relacionado a tudo aquilo que não foi feito corretamente na primeira vez.

Os defeitos podem aparecer de diversas formas: um formulário preenchido incorretamente, uma peça produzida fora das especificações, um atendimento realizado com informações incorretas ou um serviço entregue fora do prazo acordado.

Além do desperdício de materiais, os defeitos normalmente geram retrabalho, aumentam o tempo de execução do processo, elevam os custos e, quando chegam ao cliente, comprometem a qualidade percebida e a confiança na empresa.

Entretanto, é importante lembrar que nem todos os defeitos possuem o mesmo impacto. Devemos priorizar aqueles que comprometem a funcionalidade do produto, a segurança, os requisitos legais ou características visuais que influenciam a percepção do cliente.

Isso não significa que os demais defeitos devam ser ignorados. Eles precisam ser monitorados e analisados. O cuidado está em não criar processos de inspeção excessivos ou controles desproporcionais para eliminar defeitos de baixo impacto, pois isso pode gerar outro desperdício com o processamento desnecessário.

O oitavo desperdício: Subaproveitamento do Potencial Humano.

Os sete desperdícios apresentados anteriormente fazem parte da concepção original do Sistema Toyota de Produção. Entretanto, ao longo dos anos, muitas empresas e autores passaram a considerar um oitavo desperdício: o subaproveitamento do potencial humano.

Enquanto os sete primeiros estão relacionados aos processos, este desperdício está relacionado às pessoas.

Algumas perguntas simples ajudam a identificar esse desperdício:

As pessoas estão ocupando as funções em que conseguem gerar mais valor?
Estamos aproveitando o conhecimento e a experiência dos profissionais para resolver os problemas do processo?
Os colaboradores têm espaço para propor melhorias e participar da evolução dos processos?

Se a resposta para essas perguntas for não, existe uma grande chance desse desperdício estar presente.

É comum ouvirmos empresas afirmarem que falta mão de obra. Mas quando analisamos o processo com mais profundidade, muitas vezes encontramos profissionais altamente qualificados dedicando boa parte do seu tempo a atividades repetitivas e de baixo valor agregado, como preencher planilhas, consolidar informações manualmente ou participar de reuniões sem um objetivo claro.

Outra situação bastante frequente é a contratação de consultorias ou especialistas externos para desenvolver soluções que poderiam ser construídas pelos próprios colaboradores da empresa, que conhecem profundamente o processo e convivem diariamente com seus desafios.

Isso não significa que consultorias não sejam importantes. Pelo contrário: elas trazem metodologias, experiência e uma visão externa que frequentemente aceleram a transformação. O desperdício ocorre quando a empresa deixa de desenvolver e aproveitar o conhecimento das pessoas que já fazem parte da organização.

A principal reflexão é simples:

Estamos utilizando todo o potencial das pessoas ou apenas sua capacidade de executar tarefas?

Desperdício	Principal impacto	Principal impacto
Superprodução	Estoque	Custo
Espera	Tempo parado	Lead Time
Transporte	Movimentação excessiva	Lead Time
Movimentação	Tempo improdutivo	Lead Time
Estoque	Capital parado	Custo
Processamento Desnecessário	Burocracia	Lead Time, OEE
Defeitos	Retrabalho / Perda	Qualidade, Custo, OEE
Potencial Humano	Baixa inovação	Produtividade

O nono desperdício?

Os sete desperdícios clássicos foram criados em uma época em que os principais desafios estavam relacionados ao fluxo produtivo. Anos depois, surgiu a discussão sobre o oitavo desperdício, o subaproveitamento do potencial humano, ampliando o foco do processo para as pessoas.

Hoje, vivemos uma nova transformação. A digitalização, a Inteligência Artificial e a automação passaram a fazer parte da rotina das empresas e, com isso, surge uma reflexão interessante:

Será que o uso inadequado da tecnologia pode se tornar um novo desperdício?

Nos últimos anos, os investimentos em softwares, plataformas digitais e Inteligência Artificial cresceram significativamente. No entanto, investir em tecnologia não significa, necessariamente, gerar valor.

Faça uma reflexão simples: pense em todos os recursos disponíveis no seu celular. Quantos deles você realmente utiliza?

Nas empresas acontece algo semelhante. Muitas organizações acumulam licenças de softwares com funcionalidades semelhantes, contratam ferramentas que nunca são plenamente utilizadas ou implementam sistemas que não se comunicam entre si.

Quando bem aplicada, a tecnologia pode eliminar diversos desperdícios. A Inteligência Artificial, por exemplo, já auxilia na elaboração de apresentações, revisão de textos, transcrição e resumo de reuniões, análise de documentos e automatização de atividades repetitivas, liberando as pessoas para tarefas de maior valor agregado.

Por outro lado, quando implementada sem planejamento, a tecnologia pode produzir exatamente o efeito contrário.

Uma equipe sem treinamento pode gastar mais tempo tentando utilizar uma nova ferramenta do que executando a atividade da forma anterior. Sistemas que não compartilham informações obrigam o lançamento dos mesmos dados em diferentes plataformas. Integrações inexistentes geram retrabalho. Modelos de Inteligência Artificial mal configurados produzem respostas incorretas que precisam ser revisadas manualmente. Além disso, muitas soluções dependem de infraestrutura adequada de rede e conectividade; quando essa estrutura não existe, surgem interrupções, perda de informações e atrasos no processo.

Em outras palavras, a tecnologia deixa de eliminar desperdícios e passa a criá-los.

Por isso, antes de investir em uma nova tecnologia, vale responder algumas perguntas:

Ela resolve um problema real do processo?
Já existe uma ferramenta semelhante sendo utilizada na empresa?
As pessoas estão preparadas para utilizá-la?
A nova tecnologia se integra aos sistemas já existentes?
A infraestrutura atual suporta sua implantação? 

O ganho esperado justifica o investimento?

O Lean sempre nos ensinou que devemos eliminar tudo aquilo que consome recursos sem gerar valor ao cliente. Talvez esse princípio também deva orientar a forma como adotamos novas tecnologias. Afinal, tecnologia só representa inovação quando efetivamente melhora o processo.

Conclusão.

Os desperdícios mudam de forma ao longo do tempo, mas continuam tendo a mesma consequência: aumentam custos, reduzem a produtividade, elevam o Lead Time e comprometem a qualidade.

Independentemente de estarmos falando de uma linha de produção, de um escritório ou de uma Inteligência Artificial, a pergunta continua sendo a mesma:

Essa atividade está gerando valor para o cliente ou apenas consumindo recursos?

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O que vem no próximo artigo?

Neste artigo entendemos que eliminar desperdícios é um dos pilares do Lean. Mas existe uma pergunta que naturalmente surge:

Como evitar que esses desperdícios aconteçam?

No próximo artigo vamos conhecer dois dos conceitos mais importantes do Sistema Toyota de Produção: processo puxado x processo empurrado e o Just in Time.

Você vai entender como esses conceitos ajudam a reduzir desperdícios como superprodução, estoques excessivos e esperas, permitindo que a produção aconteça na quantidade certa, no momento certo e para atender à demanda real do cliente.

Até lá!👋